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Verbands-Info

Verhaltensrichtlinien zur Integrität in der Verbandsarbeit des ÖTV (Good Governance)

Der Österreichische Tennisverband agiert nach klar festgelegten Regelungen und Richtlinien, die hier vorgestellt werden.

1. Präambel

Die Verhaltensrichtlinien zur Integrität in der Verbandsarbeit (Good Governance) beinhalten verbindliche Regelungen für eine transparente, verantwortungsvolle und zeitgemäße Verbandsführung im ÖTV und seiner verbundenen Unternehmen (in weiterer Folge immer ÖTV). Zugleich sind sie Vorbild und Anregung für gleichartige Regelungen in den Mitgliedsverbänden und deren Vereinen. Die Richtlinien sollen die Transparenz und Integrität fördern, um das Vertrauen in die Glaubwürdigkeit des ÖTV und seiner Organisation zu stärken.

Die vorliegenden Verhaltensrichtlinien richten sich gleichermaßen an die ehrenamtlichen Funktionsträger und die hauptamtlichen Mitarbeiter des ÖTV. (Der Lesbarkeit halber wird im Folgenden die männliche Form verwendet. Die vorliegenden Verhaltensrichtlinien gelten für alle Geschlechter gleichermaßen.) Ein Großteil der Richtlinien hat eine generelle Gültigkeit, bei einigen gilt es jedoch, zwischen Haupt- und Ehrenamt zu unterscheiden. Wenn eine solche Unterscheidung notwendig ist, so ist sie im Folgenden konkret beschrieben und erläutert.

2. Zusammenarbeit von ehrenamtlichen Funktionsträgern und hauptamtlichen Mitarbeitern

2.1. Die Arbeit des ÖTV beruht auf dem konstruktiven Zusammenwirken von ehrenamtlichen Funktionsträgern und hauptamtlichen Mitarbeitern.

2.2. Die Mitglieder der gewählten Gremien des ÖTV arbeiten ehrenamtlich. Die Mitarbeiter der Geschäftsstelle sowie die ÖTV- und ÖLSZ-Trainer sind hauptamtlich tätig. Die Mitglieder und die hauptamtlichen Mitarbeiter achten die unterschiedlichen persönlichen Voraussetzungen und begegnen sich untereinander mit gegenseitigem Respekt.

2.3. Von ehrenamtlichen Funktionsträgern und hauptamtlichen Mitarbeitern wird ein freundlicher, sachbetonter, fairer und toleranter Umgang mit- und untereinander erwartet. Diskriminierungen und Belästigungen werden nicht geduldet.

2.4. Ehrenamtliche Funktionsträger sowie hauptamtliche Mitarbeiter haben im Zusammenhang mit der Tätigkeit beim ÖTV relevante Informationen, insbesondere über Geschäftsvorgänge, im Interesse und unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung des ÖTV vertraulich zu behandeln.

2.5. Zur Wahrung des Ansehens und der Integrität des ÖTV verpflichten sich ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter zu einem korrekten Verhalten im Sinne dieser Richtlinien.

2.6. Der ÖTV wird keine Repressalien gegen ehrenamtliche Funktionsträger oder hauptamtliche Mitarbeiter ausüben, die auf Verstöße hinweisen. Der ÖTV duldet keinerlei Versuche, ehrenamtliche Funktionsträger oder hauptamtliche Mitarbeiter zu hindern, entsprechende Mitteilungen zu machen.

3. Verhalten im Geschäftsverkehr

3.1. Interessenkonflikte, Geschenke und Einladungen

3.1.1. Interessenkonflikte
Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter treffen ihre Entscheidungen für den ÖTV unabhängig von sachfremden Überlegungen, d. h. unabhängig von persönlichen Interessen oder Vorteilen. Auch der bloße Anschein sachfremder Überlegungen muss vermieden werden.

Dies bedeutet:

a) Wenn bei einer konkreten Aufgabe/Entscheidung persönliche Interessen berührt werden können, ist dies unverzüglich gegenüber der nach Ziffer 3.2 zuständigen Person und ggfs. dem Ombudsmann (s. Ziffer 12) anzuzeigen. Hierbei entscheidet der Präsident zusammen mit einem Vizepräsidenten über die zugeleiteten bzw. bekanntgewordenen Fälle eines Präsidiumsmitglieds, der gewählten Mitglieder der Gremien und der Direktoren. Der Geschäftsführer Wirtschaft und der Sportdirektor (im Folgenden als GF bezeichnet) entscheiden gemeinsam über die bzgl. hauptamtlichen Mitarbeitern zugeleiteten Fälle. Wird der angezeigte Interessenkonflikt bejaht, wirkt der betroffene ehrenamtliche Funktionsträger oder hauptamtliche Mitarbeiter bei allen den Sachverhalt betreffenden Diskussionen, Entscheidungen und Verhandlungen nicht mit. Die GF übertragen in diesem Fall die Aufgabe einem anderen hauptamtlichen Mitarbeiter, während der Präsident die Aufgabe einem anderen Präsidiumsmitglied bzw. einem anderen Gremienmitglied überträgt. Im Falle einer Selbstbetroffenheit des Präsidenten ist die Angelegenheit zwei Vizepräsidenten zu übertragen. Verstöße gegen die Mitteilungspflicht sind in geeigneter Form dem Präsidenten und einem Vizepräsidenten bzw. den Direktoren bekanntzumachen.

b) Anzuzeigen sind ebenfalls persönliche Beziehungen, die über die im Sport übliche Verbundenheit hinausgehen, sowie persönliche Interessen, die mit Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des ÖTV in Zusammenhang stehen und zu einem Interessenkonflikt im Einzelfall führen können.

c) Die Mitglieder des Präsidiums legen in einem öffentlich zugänglichen Interessenregister auf der Website des ÖTV alle materiellen und nicht-materiellen Interessen, die aufgrund ihrer jeweiligen Aufgabe im ÖTV zu einem Interessenkonflikt führen oder als solcher wahrgenommen werden können, offen. Darunter fallen alle Funktionen in Wirtschaft, Politik und Sport sowie die für die Aufgabe im ÖTV relevanten Mitgliedschaften.

d) Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter unterlassen alle Maßnahmen, insbesondere private bzw. eigene berufliche Geschäfte, die den Interessen des ÖTV entgegenstehen oder Entscheidungen bzw. die Tätigkeit für den ÖTV sachwidrig beeinflussen können. Im Falle einer Zuwiderhandlung und/oder möglicherweise bestehenden Interessenskonflikten ist dies dem Ombudsmann anzuzeigen.

e) Die ehrenamtliche Mitwirkung von Mitarbeitern der Geschäftsstelle in Gremien des organisierten Sports auf Vereinsebene wird mit Blick auf den Kontakt zur Basis begrüßt.

3.1.2. Geschenke und sonstige Zuwendungen

Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter haben jeden Anschein zu vermeiden, im Rahmen ihrer Tätigkeit für den ÖTV für persönliche Vorteile empfänglich zu sein oder solche ihrerseits zu gewähren. Geschenke und sonstige Zuwendungen, die in einem Zusammenhang mit der jeweiligen Aufgabe im ÖTV stehen bzw. stehen können, dürfen daher nur in dem im Folgenden näher konkretisierten Rahmen und in transparenter Weise angenommen oder gewährt werden.

Dabei erfordert der Umgang mit der weit verbreiteten Geschenkekultur im Sport auf nationaler und internationaler Ebene eine stringent zurückhaltende und einheitliche Linie der Beteiligten, der durch besondere Berücksichtigung und Abwägung im Einzelfall Rechnung zu tragen ist. Im Zweifelsfall ist ein Geschenk oder eine sonstige Zuwendung abzulehnen und der Präsident bzw. die Direktoren zu kontaktieren. Dies bedeutet:

a) Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter dürfen Geschenke von Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des ÖTV nur im Rahmen des sozial Adäquaten annehmen.

b) Wird das Geschenk als Repräsentant/in des ÖTV (Ehrenamtlicher/Hauptamtlicher) entgegengenommen, so ist dieses nach Erhalt dem Präsidenten/Vizepräsidenten für das Ehrenamt und dem Verwaltungsdirektor/Sportdirektor für das Hauptamt mitzuteilen und ggfs. zu übergeben.

c) Als Richtwert zur Beurteilung der Frage, ob ein persönliches Geschenk als sozial adäquat für hauptamtliche Mitarbeiter gilt, kann ein Geldwert in Höhe von zurzeit 44 Euro/Monat (das gilt in Deutschland) herangezogen werden (§ 8 Abs. 2 des EStG Sachbezugsfreigrenze für einkommensteuerfreie Zuwendungen).

d) Geschenke, die den Rahmen des sozial Adäquaten übersteigen, deren Ablehnung aber unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls unhöflich wäre, können in Ausnahmefällen angenommen und müssen nach Erhalt gemäß Punkt b) mitgeteilt und ggfs. übergeben werden.

e) Als Zuwendung gilt auch die Gewährung von Rabatten oder anderen Vergünstigungen. Hiervon ausgenommen sind Rabatte und Vergünstigungen, die einer größeren Personengruppe/Gremienvertreter des ÖTV im Rahmen einer Vereinbarung zwischen ÖTV und Partnern unter Beachtung der im ersten Absatz von 3.1.2 festgehaltenen Grundsätze gewährt werden. Im Zweifel ist die Annahme von entsprechenden Rabatten und Vergünstigungen nach Entscheidung des Präsidenten / der Direktoren unter ggfs. Hinzuziehung des Schiedsgerichtes zu entscheiden.

f) Das Annehmen von Zuwendungen in Form von (Bar-) Geldgeschenken ist ausnahmslos untersagt, ebenso das Fordern eines Geschenkes oder sonstiger Vorteile. Ein Verstoß ist dem Schiedsgericht anzuzeigen. Ferner kann ein Verstoß zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.

g) Sofern ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter des ÖTV von Landesverbänden, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des ÖTV Waren oder Dienstleistungen für private Zwecke (mit Ausnahme gemäß Punkt e) beziehen, so ist dies rein privat im üblichen geschäftlichen Rahmen abzuwickeln und der marktübliche Preis zu bezahlen.

3.1.3. Einladungen

Einladungen von Dritten dürfen nur in dem im Folgenden vorgegebenen Rahmen in transparenter Weise angenommen werden.

Bei Einladungen zu Sportveranstaltungen ist zwischen Dienst- bzw. Repräsentationsterminen und Einladungen mit (überwiegendem) Freizeitwert zu differenzieren. Im Zweifelsfall ist Rücksprache mit dem Präsidenten bzw. den beiden GF zu halten, die dann entscheiden, ob eine Einladung angenommen werden kann. Dies bedeutet:

a) Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter dürfen Einladungen zum Essen oder zu Veranstaltungen von Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des ÖTV nur annehmen, sofern dies einem berechtigten geschäftlichen/dienstlichen Zweck dient und die Einladung freiwillig erfolgt.

b) Einladungen zu sportlichen, kulturellen oder sonstigen Veranstaltungen sind dem Präsidenten bzw. den Direktoren anzuzeigen. Ein Vertreter des Gastgebers muss anwesend sein, um den geschäftlichen Zweck sicherzustellen. Dieses kann auch die Einladung von Lebenspartnern (Ehepartner oder Lebensgefährten) einschließen, sofern dieses unter Berücksichtigung des Einladungszwecks (z. B. Repräsentanz) und des Anlasses angemessen erscheint. Im Zweifel kann sich der Präsident bzw. können sich die GF gegen eine Teilnahme aussprechen.

c) Einladungen jeglicher Art müssen angemessen sein und im Rahmen der üblichen Zusammenarbeit stattfinden (z. B. Essen und Getränke während einer Sitzung oder eines Seminars, ein Empfang oder Essen im Anschluss an eine Veranstaltung/Sitzung). Von einer Angemessenheit in diesem Zusammenhang ist in der Regel auszugehen, wenn Speisen und Getränke pro Person einen Betrag von 150,00 EUR nicht überschreiten. Entscheidend ist stets, dass die Einladung einem Geschäftszweck oder der Repräsentation dient und der Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ausgeschlossen ist.

d) Über den Besuch von wiederkehrenden Veranstaltungen, die Teilnahme an üblichen Besprechungen und vergleichbaren dienstlichen Terminen mit jeweils entsprechender Bewirtung kann nach Absprache pauschal informiert werden bzw. die jeweilige Reisegenehmigung/Reisekostenabrechnung als Information ausreichen.

e) Soweit es erkennbar um höherwertige Bewirtungen oder Einladungen geht, muss im Vorfeld stets eine Genehmigung beim Präsidenten bzw. der Direktoren eingeholt werden.

f) Generell sind häufige Einladungen derselben Personen/-gruppen durch denselben Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder anderen Geschäftspartner als grundsätzlich kritisch zu betrachten und nur im Ausnahmefall und nach entsprechender Genehmigung durch den Präsidenten bzw. der beiden GF zulässig.

3.2. Verfahren

Soweit nach diesen Richtlinien eine Offenlegung, Information, Genehmigung, Anzeige oder Abklärung erforderlich ist, gelten folgende Bestimmungen:

a) Für hauptamtliche Mitarbeiter ist der wirtschaftliche Geschäftsführer, zusammen mit dem Sportdirektor, zuständig.

b) Für die Mitglieder des Präsidiums ist der Präsident gemeinsam mit einem Vizepräsidenten zuständig.

c) Offenlegung und Entscheidung sind jeweils zu dokumentieren.

4. Interessenvertretung

Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter vertreten die Interessen des ÖTV in transparenter und verantwortlicher Weise und unterlassen unzulässige Vorteilsgewährungen an Dritte.

Dies bedeutet:

a) Die vorgenannten Regelungen zu »1.2 Geschenke und sonstige Zuwendungen« und »1.3 Einladungen« gelten entsprechend für Geschenke, sonstige Zuwendungen und Einladungen, die der ÖTV bzw. dessen ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter Repräsentanten von Politik und Verwaltung, Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern gewährt.

b) Insbesondere Mandatsträger, Amtsträger, dem Öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete, Mitarbeiter von Abgeordneten und Fraktionen sowie Personen in vergleichbaren Funktionen anderer Nationen dürfen nur zu Informationsveranstaltungen oder zur Repräsentation z. B. bei Sportveranstaltungen mit jeweils angemessener und sozial adäquater Bewirtung eingeladen werden. Die Mitnahme von Begleitpersonen ist nur zulässig, wenn es sich dabei um den Ehepartner oder Lebensgefährten des Eingeladenen handelt. Einladungen zu Unterhaltungs- und Freizeitprogrammen, soweit sie nicht integraler und sozial adäquater Bestandteil der Information sind, sind unzulässig. Jeglicher Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ist auszuschließen.

c) Die Personengruppen gemäß 2. b) sind in Veranstaltungen des ÖTV (z. B. durch einen Vortrag oder die Teilnahme in einem Podium) nur im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion und ohne Honorierung einzubinden. Reisekosten sind nur im Rahmen der ÖTV-Reisekostenregelung, und soweit die Teilnahme gezielt durch den ÖTV erbeten wurde, ohne dass eine offizielle Repräsentation gemäß 2 b) vorliegt, zu übernehmen.

d) Einladungen zu kulturellen, sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen erfolgen grundsätzlich schriftlich. Es ist jeweils darauf zu verweisen, dass die für das Unternehmen oder die Behörde, den Sportverband bzw. die entsprechende Institution des Eingeladenen geltenden Compliance-Regeln sowie die steuerlichen Vorgaben zu beachten sind.

e) Alle Einladungen des ÖTV sind im Rahmen der üblichen Aktenführung, z. B. durch Teilnahmelisten, bestmöglich zu dokumentieren.

5. Transparenz gegenüber Mitgliedsverbänden

5.1. Das Präsidium des ÖTV informiert ggf. über die Präsidentenkonferenz bzw. über die entsprechenden (Kontroll-) Gremien ihre Mitgliedsverbände frühzeitig über neue Entwicklungen, die ihr Belangen betreffen. Zur gleichzeitigen und zeitnahen Information seiner Mitgliedsverbände nutzt es die geeigneten Medien. Die Inhalte der Präsidiumssitzungen werden bei der Präsidentenkonferenz den Mitgliedern gemäß den Bestimmungen der Satzung des ÖTV übermittelt.

5.2. Die Verwendung der Einnahmen wird in Budgetplänen und den Jahresabschlüssen in den diversen Präsidentenkonferenzen dargelegt und erläutert. Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (u. a. GuV und Bilanzerstellung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, Vier-Augen-Prinzip, transparente Kontenführung, vollständige und korrekte Erfassung von rechnungslegungsrelevanten Informationen) werden eingehalten. Die Kontrolle erfolgt durch die satzungsmäßigen Organe (Rechnungsprüfer, Präsidium, Präsidentenkonferenz) des ÖTV sowie seit dem Jahr 2021 auch externe Wirtschaftsprüfer.

6. Spenden

Definition: Spenden sind Geld- und Sachzuwendungen, die von einer Person oder einem Unternehmen freiwillig und unentgeltlich zur Förderung spendenbegünstigter Zwecke geleistet werden.

a) Eingehende (Geld-) Spenden sind unabhängig der jeweiligen Höhe stets zu quittieren und zu dokumentieren.
Spendenmittel werden so verwendet, dass die satzungsgemäßen Zwecke unter Beachtung von wirtschaftlichen Gesichtspunkten bei größtmöglicher Wirksamkeit und Sparsamkeit erreicht werden. Über die Verwendung von Spenden entscheidet das Präsidium. Bei einer Zweckbindung durch den Spender ist diese einzuhalten. Die allgemeinen Bestimmungen des Gemeinnützigkeitsrechts sind dabei zu berücksichtigen.

b) Spenden sowie andere Zuwendungen ohne Gegenleistung, die der ÖTV an Dritte gewährt, sind zu dokumentieren. Die Gewährung von Spenden bedarf des Beschlusses des Präsidiums.
Spenden müssen transparent und nachvollziehbar sein. Der Empfänger der Spende muss dem ÖTV bekannt sein. Als Spendenempfänger kommen insbesondere Einrichtungen, die als gemeinnützig anerkannt oder durch besondere Regelungen zur Annahme von Spenden befugt sind, in Betracht. (Geld-) Spenden sollen steuerlich abzugsfähig sein und in einer Form gewährt werden, die die steuerliche Abzugsfähigkeit sicherstellt (z. B. durch Spendenbestätigung). Spendenzahlungen auf Privatkonten sind grundsätzlich nicht möglich.

7. Sponsoring

Definition: Sponsoring ist die Zuwendung von Geld bzw. geldwerten Sach- oder Dienstleistungen durch eine juristische oder natürliche Person, die neben der Förderung der dem ÖTV entsprechend seiner Satzung obliegenden Aufgaben auch andere Interessen, insbesondere solche wirtschaftlicher Natur, verfolgt.

a) Zur besseren Transparenz und Kontrolle der Sponsoringentscheidungen des ÖTV ist jede Vereinbarung über eine Sponsoringleistung in einem schriftlichen Vertrag festzuhalten, der insbesondere Art und Umfang der Leistungen des Sponsors und des ÖTV regelt.

b) Der ÖTV darf keine Sponsorenverträge eingehen, deren Zweck oder Inhalt den sportethischen Grundvorstellungen und der ÖTV-Satzung widersprechen. Sponsoringverträge mit Unternehmen, die folgende Produkte herstellen oder vertreiben, sind untersagt:

  • pharmazeutische Produkte, die auf der jeweils aktuellen Liste der WADA der verbotenen Substanzen aufgeführt sind, sind generell ausgeschlossen,
  • Tabakprodukte,
  • hochprozentige Alkoholika,
  • Angebote und Produkte, deren Vertrieb an Personen unter 18 Jahren durch das JuSchG, das GjSM (Gesetz über die Verbreitung jugendgefährdender Schriften und Medieninhalte) oder eine andere dem Jugendschutz dienende Rechtsvorschrift in ihrer jeweils aktuellen Fassung gesetzlich eingeschränkt ist,
  • Kriegswaffen
  • Eingehende Prüfungen sind durch die zuständigen Organe (Präsidium bzw. Aufsichtsrat) bei der Zusammenarbeit mit Unternehmen geboten, die insbesondere folgende Produkte herstellen/vertreiben oder im folgenden Gewerbe tätig sind:
    • sonstige pharmazeutische Produkte
    • Wettanbieter/Glückspiel allgemein
    • Produkte, die ggfs. gegen moralethische Prinzipien verstoßen (z. B. Hochrisiko-Finanzprodukte, besonders umweltschädliche Produkte, gewaltverherrlichende Videospiele etc.)

c) Sponsoring ist in jedem Fall dann unzulässig, wenn durch die Zuwendung die Entscheidungsfreiheit des ÖTV gefährdet wird.

d) Bestehende Sponsorenverträge werden regelmäßig überprüft, um die Gefahr von Abhängigkeitsverhältnissen zu minimieren.

8. Umgang mit öffentlicher Förderung

Die Zuwendungen, die dem ÖTV seitens öffentlicher Gebietskörperschaften (Bund, Land, Stadt) gewährt werden, sind gemäß den Bestimmungen der jeweiligen Zuwendungsbescheide, den hierin festgesetzten allgemeinen und besonderen Nebenbestimmungen und unter Beachtung sämtlicher sonstiger zuwendungsrechtlicher Regelungen zu bewirtschaften.

9. Stakeholder-Beteiligung

Der ÖTV bekennt sich zu einer transparenten, verantwortungsvollen und nachhaltigen Ausrichtung seines Handelns.

Die internen und externen Anspruchsgruppen des ÖTV, sog. »Stakeholder«, sind Organisationen, Gruppen und Einzelpersonen, die Einfluss auf das Verbandshandeln nehmen oder durch die Umsetzung der Verbandsziele betroffen sind.

a) Ziel ist es, den offenen Dialog mit Stakeholdern zu intensivieren, um so ein besseres Verständnis von den jeweiligen Anliegen und Erwartungen an den ÖTV zu erhalten, aber auch die Ziele, Beweggründe und Handlungsnotwendigkeiten des ÖTV besser zu kommunizieren.

b) Um einen fairen Dialog mit den Stakeholdern zu gewährleisten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Fairness und Zuverlässigkeit:

Zusagen und Absprachen sind einzuhalten. Sollten sich grundlegenden Änderungen der Rahmenbedingungen oder neue Sachverhalte ergeben, ist dies darzulegen.

  • Transparenz:
    Es müssen von beiden Seiten vollständige und aktuelle Informationen – sofern nicht Rechte Dritter betroffen sind – übermittelt werden.
  • Frühzeitigkeit und Regelmäßigkeit:
    Sich abzeichnende Neuerungen werden dem tangierten Stakeholder so früh wie möglich zugänglich gemacht.

c) Zu Beginn der Stakeholder-Beteiligung sind der vorgesehene Charakter (reine Information, Dialog, Beratung oder weitergehende Partizipation), die Rahmenbedingungen des Austauschs und die verfolgten Ziele von beiden Seiten klar zu definieren.

d) Relevante Erkenntnisse und Ergebnisse des Stakeholder-Dialogs werden in die strategischen Entscheidungen des ÖTV einfließen. Die grundsätzliche Entscheidungsverantwortung verbleibt bei den Organen des ÖTV.

e) Der Dialog findet seine Grenzen in den berechtigten geschäftlichen Interessen, den Rechten Dritter oder der Behinderung eines noch nicht abgeschlossenen, verbandsinternen Diskussions- und Entscheidungsprozesses (z. B. Inhalte von Vertragsverhandlungen). Der ÖTV achtet auch darauf, dass keine Informationen an Stakeholder gegeben werden, die aufgrund gesetzlicher oder verbandsinterner Regularien zunächst anderen Teilen oder Organen des ÖTV vorgelegt werden müssen.

10. Honorare und Beauftragung

Zum Umgang mit Honorareinnahmen von ehrenamtlichen Funktionsträgern und hauptamtlichen Mitarbeitern, z. B. für die Erstellung von Gutachten, das Halten von Vorträgen, die Teilnahme an Diskussionsveranstaltungen oder Foren etc., gilt Folgendes:

a) Falls die Tätigkeit im Dienste des ÖTV erfolgt, d. h. die betreffende Person klar und eindeutig im Rahmen ihrer ehrenamtlichen Funktion für den ÖTV tätig wird, stellt der ÖTV (als Leistungserbringer) der Organisation, in deren Auftrag die Tätigkeit erfolgt, für die erbrachten Leistungen durch die Buchhaltung des ÖTV eine Honorarrechnung. Aufgrund des erfolgenden Leistungsaustauschs zwischen dem ÖTV und der Organisation, für die die Leistungserbringung erfolgt, kann diese keinen Anspruch auf Erteilung einer Spendenquittung erheben.
Kennzeichnend für eine Tätigkeit im Dienste des ÖTV sind insbesondere:

  • Veranlassung durch eine weisungsbefugte Stelle
  • Veranlassung per Gremienbeschluss
  • Stellung eines Antrags auf Dienstreisegenehmigung
  • Stellung eines Antrags auf Reisekostenerstattung
  • Zeiterfassung betreffend der (vorbereitenden) Aktivitäten erfolgt als Dienstzeit
  • Tätigwerden erfolgt kraft Innehabens eines ÖTV-Amtes
  • Akquisition bzw. Einladung erfolgt im Rahmen einer Tätigkeit für den ÖTV

b) Falls die Tätigkeit dem Privatbereich der handelnden Person zuzuordnen ist, d. h. der Leistende wird klar und eindeutig außerhalb ihrer ehren- oder hauptamtlichen Tätigkeit für den ÖTV tätig, dann stellt die Privatperson (als Leistungserbringer) der Organisation, in deren Auftrag die Tätigkeit erfolgt, für die erbrachten Leistungen auf eigenen Namen und für eigene Rechnung eine Honorarnote und vereinnahmt die zugehörige Zahlung als persönliche Einkünfte. Die ordnungsgemäße steuerliche Deklarierung liegt hierbei in der Verantwortung der handelnden Person.

Indizien, die bei hauptamtlichen Mitarbeitern die Zuordnung einer Tätigkeit zum Privatbereich nahelegen, können insbesondere sein:

  • Anzeige der Ausübung einer Nebentätigkeit bei den beiden GF (sofern dies gemäß des jeweiligen Arbeitsvertrages zulässig ist)
  • Leistungserbringung und Vorbereitung erfolgen außerhalb der Dienstzeit und stehen in keinem direkten inhaltlichen Zusammenhang mit der hauptamtlichen Tätigkeit
  • Akquisition bzw. Einladung erfolgt im Privatbereich

Ehrenamtlichen Funktionsträgern ist es grundsätzlich untersagt, im Rahmen ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit Mandate oder sonstige entgeltliche Aufträge, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit des ÖTV stehen, zu akquirieren. Steht eine derartige Mandatierung oder Beauftragung eines Mitglieds in Rede, ist diese unverzüglich gegenüber dem jeweiligen Gremium offenzulegen und deren Hintergrund sowie voraussichtlicher Umfang so genau wie möglich transparent zu machen.

Im Einzelfall kann das jeweils zuständige Gremium durch Mehrheitsbeschluss unter Ausschluss des jeweils Beteiligten auf Antrag eine Genehmigung für einen solchen Auftrag erteilen, sofern das Ehrenamt innerhalb des ÖTV und seiner Gremien und die damit einhergehenden Befugnisse nicht bewusst und zielgerichtet zu diesem Zwecke ausgenutzt werden und eine Interessenskollision ausgeschlossen werden kann. Dies gilt sowohl im Verhältnis zu verbandsfremden Dritten als auch in verbandsinternen Angelegenheiten.

c) Die Entscheidung des Gremiums ist verbindlich und zu dokumentieren.

11. Umgang mit Ressourcen

11.1. Umgang mit Verbandseigentum und Mitteln

Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter gehen umsichtig und sorgsam mit verbandseigenen Mitteln um. Schäden am Verbandseigentum (z. B. PC, Büromöbel) sind unverzüglich anzuzeigen. Die Beschaffung von Ersatz ist abzuklären.

11.2. Herkunft und Verwendung finanzieller Ressourcen

Bei der Herkunft und der Verwendung von finanziellen Ressourcen haben ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter Folgendes zu beachten:

a) Sollte ein Verdachtsmoment bestehen, dass Gelder aus illegaler Herkunft stammen, oder die Integrität der Organisation bzw. Person, die die finanziellen Ressourcen bereitstellt, in Frage stehen, ist dies unverzüglich dem Präsidenten bzw. den Direktoren anzuzeigen.

b) Alle Finanztransaktionen des ÖTV werden auf ihre sachliche Richtigkeit geprüft und unterliegen der Genehmigung mindestens einer zweiten unterschriftsberechtigten Person.

12. Geistiges Eigentum, Vertraulichkeit, Datenschutz

12.1. Geistiges Eigentum und Vertraulichkeit

Entsprechend der im Arbeitsvertrag für hauptamtliche Mitarbeiter festgelegten Verpflichtungen zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit gilt Folgendes auch für die ehrenamtlichen Funktionsträger:

a) Über alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und während der Amtszeit bekanntgewordene und vom ÖTV als vertraulich ausgewiesene Angelegenheiten ist während der Dauer der Amtszeit Stillschweigen zu bewahren. Diese Schweigepflicht erstreckt sich auch auf Angelegenheiten anderer Organisationen, mit denen der ÖTV wirtschaftlich oder organisatorisch verbunden ist.

b) Nach Beendigung der Amtszeit besteht die Verpflichtung zur Verschwiegenheit hinsichtlich von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen. Diese betrifft insbesondere Vertragsangelegenheiten, Wirtschaftsdaten, personenbezogene Informationen (z. B. Arbeitsverträge).

c) Vom ÖTV als vertraulich und geheim zu behandelnde Schriftstücke, Dokumente usw. sind unter dem vorgeschriebenen Verschluss zu halten.

12.2. Datenschutz

Neben der Beachtung der Vorgaben der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Satzungen des ÖTV gelten für ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter folgende Richtlinien:

a) In Unterlagen werden keine Daten aufgenommen, die nach der Organisation der Arbeit und der jeweiligen Zuständigkeit nicht benötigt werden.

b) Innerhalb des ÖTV werden mündliche oder schriftliche Auskünfte nur an eindeutig Berechtigte herausgegeben.

c) An Stellen außerhalb des ÖTV werden keine mündlichen Auskünfte über Daten einzelner Personen herausgegeben, es sei denn, es bestehen besondere Anweisungen hierzu. Eine solche besondere Anweisung kann z. B. für den Verkehr mit den Versicherungsträgern und dem Finanzamt bestehen.

d) Schriftliche Mitteilungen mit Daten einzelner Personen an Stellen außerhalb des ÖTV sind grundsätzlich als offizielles Schreiben mit Unterschrift (auch als E-Mail durch dafür autorisierte Personen) vorzusehen.

e) Bei allen Auskunftsansuchen von Betroffenen, die über die am Arbeitsplatz üblichen Routineanfragen hinausgehen oder bei denen erkennbar ist, dass es sich um Auskunftsansuchen nach dem BDSG handelt, ist der/die jeweilige Vorgesetzte/n oder der/die Datenschutzbeauftragte mit einzubeziehen. Diese werden veranlassen, dass die Auskunft ggf. dem Gesetz entsprechend gegeben wird.

f) Unterlagen sind sowohl während als auch außerhalb der Arbeitszeit so aufzubewahren, dass sie für Unberechtigte nicht zugänglich sind. Es ist sicherzustellen, dass nicht mehr benötigte Unterlagen kontrolliert vernichtet werden, d. h., dass sie so zerkleinert oder unkenntlich gemacht werden, sodass sie durch Unbefugte nicht rekonstruiert werden können; sie dürfen dann dem allgemeinen Abfall zugeführt werden. Nicht benötigte Adressetiketten und vergleichbare Karteikarten sind, wenn sie in größerer Anzahl anfallen, dem Sondermüll zuzuführen.

g) In allen Zweifelsfällen ist der/die jeweilige Vorgesetzte bzw. der/die Datenschutzbeauftragte der zuständige Ansprechpartner.

13. Änderungen

Änderungen dieser Richtlinien beschließt die Präsidentenkonferenz mit einfacher Mehrheit.

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